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Est-ce la mort de la photocopie ?
Nous n’en sommes pas loin avec E-coffrefort®.
E-coffrefort® est un coffre-fort virtuel qui vous permet de numériser et d’archiver tous vos documents papier. Quelle différence cela fait-il avec un autre service de stockage en ligne ? Eh bien, là, il s’agit vraiment de protéger à vie, vos documents importants en les archivant en ligne sur des serveurs hautement sécurisés.
Quels type de documents sont à garder précieusement d’après vous ? Eh bien tous ceux dont vous ne pouvez pas vous passer comme par exemple : carte d’identité, permis de conduire, passeport, diplômes, actes de naissance, successions, contrats de mariage, contrats d’assurances, contrats de bail, photographies des biens, factures, fiches de paie, etc.
Alors vous allez me dire, à quoi ça sert ? J’ai déjà tous ces documents bien rangés quelque part chez moi. Très bien ! Mais sachez que le papier est aujourd’hui ce qu’il y a de moins fiable comme support. Outre le fait que le papier jaunit et vieillit mal, en cas de sinistre, vol, incendie ou autre, comment ferez-vous pour retrouver ces documents ?
C’est là que E-coffrefort® intervient. Il vous suffira de vous connecter sur votre compte via un navigateur internet et de rapatrier tous ces « trésors » sur votre disque dur et de les réimprimer si besoin est, partout dans le monde, à n’importe quel moment.
Il est tout à fait possible de scanner soi-même ses documents et de les graver sur un CD ou les copier sur un disque dur externe, mais là encore, est-ce la meilleure façon de se protéger ? Pas sûr… Lisez mon article à ce sujet.
E-coffrefort® offre un panel de possibilités impressionnant. La différence avec les autres systèmes de stockage en ligne est que celui-ci est entièrement adapté et dédié aux documents avec une sécurité optimale, car E-coffrefort® est un service de l’OFSAD (Office Français pour la Sécurité et l’Archivage des Documents).
L’OFSAD, tiers de confiance et membre de la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance, www.fntc.org), garantie une restitution conforme et intègre des documents en référence à la norme Afnor NF Z42-013. Il est ainsi impossible d’altérer un document déposé au coffre. Dans ce cadre, l’OFSAD assure les prestations suivantes :
- Enregistrement séquentiel avec numéro unique des documents
- Horodatage synchronisé par horloge atomique
- Calcul de l’empreinte numérique de chaque document
- Journal de traçabilité des connexions au coffre
- Journal de traçabilité des événements sur les documents
- Contrôle d’intégrité permanent par comparaison des empreintes numériques
- Scellement de l’ensemble sur supports inaltérables et visés par huissier
- Service en ligne de vérification du Certificat de conformité
Cela fait plus de 3 ans que j’utilise ce service et plus de 3 ans que je n’ai pas fait une seule photocopie.
A chaque fois que je reçois un document papier important, je l’envoie directement dans mon E-coffrefort® grâce à ScanDirect, un petit soft qui s’installe sur mon PC et qui me permet en un clic et en moins d’une minute, de scanner et d’envoyer directement mon document sur les serveurs de l’OFSAD. C’est devenu un réflexe. Plus besoin de me faire de soucis si je venais à égarer mon document.
Je vais vous raconter une histoire :
Il y a quelques années, ma compagne devait passer un concours à Paris. Lorsque nous sommes arrivés sur place, nous avons eu la très mauvaise surprise de découvrir qu’elle avait oublié sa convocation ! Par chance, mon père avait pu nous faxer le document en demandant gentiment à un commerçant de bien vouloir nous prêter son fax pour le réceptionner… Cela ne tenait qu’à un fil, car mon père aurait pu ne pas être là ce jour là, ne pas retrouver la convocation ou ne pas avoir de fax ! Lorsque nous avons sous la main un outil comme le E-coffre, nous ne pouvons plus nous laisser surprendre. Une copie de la convocation préalablement numérisée dans le E-coffre aurait pu être téléchargée en 30 secondes sur l’ordinateur de l’ami qui nous avait hébergé.
Autres gros avantages :
- On peut également installer une imprimante virtuelle qui permet de convertir en un fichier pdf tout document à imprimer pour le placer dans votre E-coffre, plutôt que de le sortir sur papier.
- On peut envoyer des documents par Fax directement dans le coffre en ligne.
- Le logiciel ProDirect permet à tous correspondants autorisés de déposer directement des documents dans votre coffre, sans qu’il n’y ait accès. Le titulaire du coffre en est informé par email et le tiers déposant en reçoit une preuve de dépôt horodatée.
- Vos documents bénéficient d’une certification et d’une valeur probante auprès de n’importe quel organisme.
Ce pour quoi E-coffrefort® n’est pas fait :
- Stocker des fichiers vidéo ou audio ou tout autre fichier qui n’est pas un document.
- Programmer des backups réguliers de vos documents : Il s’agit d’un système d’archivage.
En conclusion, E-coffrefort® est pour moi le meilleur service français en matière de conservation de documents. Le prix est tellement ridicule pour le pack solo (3,00 euros / mois) que cela ne vaut pas le coup de s’en priver. Les photocopies reviennent plus cher !
Pour finir, écoutez ceci
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