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Est-ce la mort de la photocopie ?
Nous n’en sommes pas loin avec E-coffrefort®.
E-coffrefort® est un coffre-fort virtuel qui vous permet de numériser et d’archiver tous vos documents papier. Quelle différence cela fait-il avec un autre service de stockage en ligne ? Eh bien, là, il s’agit vraiment de protéger à vie, vos documents importants en les archivant en ligne sur des serveurs hautement sécurisés.
Quels type de documents sont à garder précieusement d’après vous ? Eh bien tous ceux dont vous ne pouvez pas vous passer comme par exemple : carte d’identité, permis de conduire, passeport, diplômes, actes de naissance, successions, contrats de mariage, contrats d’assurances, contrats de bail, photographies des biens, factures, fiches de paie, etc.
Alors vous allez me dire, à quoi ça sert ? J’ai déjà tous ces documents bien rangés quelque part chez moi. Très bien ! Mais sachez que le papier est aujourd’hui ce qu’il y a de moins fiable comme support. Outre le fait que le papier jaunit et vieillit mal, en cas de sinistre, vol, incendie ou autre, comment ferez-vous pour retrouver ces documents ?
C’est là que E-coffrefort® intervient. Il vous suffira de vous connecter sur votre compte via un navigateur internet et de rapatrier tous ces « trésors » sur votre disque dur et de les réimprimer si besoin est, partout dans le monde, à n’importe quel moment.
Il est tout à fait possible de scanner soi-même ses documents et de les graver sur un CD ou les copier sur un disque dur externe, mais là encore, est-ce la meilleure façon de se protéger ? Pas sûr… Lisez mon article à ce sujet.
E-coffrefort® offre un panel de possibilités impressionnant. La différence avec les autres systèmes de stockage en ligne est que celui-ci est entièrement adapté et dédié aux documents avec une sécurité optimale, car E-coffrefort® est un service de l’OFSAD (Office Français pour la Sécurité et l’Archivage des Documents).
L’OFSAD, tiers de confiance et membre de la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance, www.fntc.org), garantie une restitution conforme et intègre des documents en référence à la norme Afnor NF Z42-013. Il est ainsi impossible d’altérer un document déposé au coffre. Dans ce cadre, l’OFSAD assure les prestations suivantes :
- Enregistrement séquentiel avec numéro unique des documents
- Horodatage synchronisé par horloge atomique
- Calcul de l’empreinte numérique de chaque document
- Journal de traçabilité des connexions au coffre
- Journal de traçabilité des événements sur les documents
- Contrôle d’intégrité permanent par comparaison des empreintes numériques
- Scellement de l’ensemble sur supports inaltérables et visés par huissier
- Service en ligne de vérification du Certificat de conformité
Cela fait plus de 3 ans que j’utilise ce service et plus de 3 ans que je n’ai pas fait une seule photocopie.
A chaque fois que je reçois un document papier important, je l’envoie directement dans mon E-coffrefort® grâce à ScanDirect, un petit soft qui s’installe sur mon PC et qui me permet en un clic et en moins d’une minute, de scanner et d’envoyer directement mon document sur les serveurs de l’OFSAD. C’est devenu un réflexe. Plus besoin de me faire de soucis si je venais à égarer mon document.
Je vais vous raconter une histoire :
Il y a quelques années, ma compagne devait passer un concours à Paris. Lorsque nous sommes arrivés sur place, nous avons eu la très mauvaise surprise de découvrir qu’elle avait oublié sa convocation ! Par chance, mon père avait pu nous faxer le document en demandant gentiment à un commerçant de bien vouloir nous prêter son fax pour le réceptionner… Cela ne tenait qu’à un fil, car mon père aurait pu ne pas être là ce jour là, ne pas retrouver la convocation ou ne pas avoir de fax ! Lorsque nous avons sous la main un outil comme le E-coffre, nous ne pouvons plus nous laisser surprendre. Une copie de la convocation préalablement numérisée dans le E-coffre aurait pu être téléchargée en 30 secondes sur l’ordinateur de l’ami qui nous avait hébergé.
Autres gros avantages :
- On peut également installer une imprimante virtuelle qui permet de convertir en un fichier pdf tout document à imprimer pour le placer dans votre E-coffre, plutôt que de le sortir sur papier.
- On peut envoyer des documents par Fax directement dans le coffre en ligne.
- Le logiciel ProDirect permet à tous correspondants autorisés de déposer directement des documents dans votre coffre, sans qu’il n’y ait accès. Le titulaire du coffre en est informé par email et le tiers déposant en reçoit une preuve de dépôt horodatée.
- Vos documents bénéficient d’une certification et d’une valeur probante auprès de n’importe quel organisme.
Ce pour quoi E-coffrefort® n’est pas fait :
- Stocker des fichiers vidéo ou audio ou tout autre fichier qui n’est pas un document.
- Programmer des backups réguliers de vos documents : Il s’agit d’un système d’archivage.
En conclusion, E-coffrefort® est pour moi le meilleur service français en matière de conservation de documents. Le prix est tellement ridicule pour le pack solo (3,00 euros / mois) que cela ne vaut pas le coup de s’en priver. Les photocopies reviennent plus cher !
Pour finir, écoutez ceci
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Vous pouvez vous inscrire ici, je vous offre un code de parrainage pour 3 mois gratuits ! Il suffit de cliquer ici et de donner ce code: SUCCES1022F au moment où il vous sera demandé.
Je n’écris pas cet article pour faire un exposé philosophique du genre « Le progrès technique est-il une bonne ou une mauvaise chose pour l’homme? », mais je vais plutôt vous poser une question qui illustre bien la situation:
Auriez-vous aujourd’hui envie de refaire la queue à la banque pour aller faire un virement sur votre compte bancaire alors qu’en 30 secondes, vous pouvez le faire de votre canapé?
Notre vie, nos habitudes sont bouleversées par les avancées technologiques qu’on le veuille ou non et nous parlons aujourd’hui de « patrimoine numérique » pour désigner tout ce que nous mettons dans notre ordinateur plutôt que dans une armoire. Seulement voilà, je suis toujours effaré de voir dans mon proche entourage combien de personnes n’ont pas conscience du danger qu’ils courent en ne faisant pas de sauvegarde de leurs fichiers? J’ai vu des amis et des membres de ma famille perdre toutes leurs données et passer une semaine à tout réinstaller sans pouvoir récupérer un seul de leurs fichiers personnels. Tout cela est tellement virtuel et tellement miniaturisé que nous avons du mal à évaluer les risques encourus. Pourtant aujourd’hui, c’est comme si nos meubles partaient en fumée…
Si vous n’y mettez que deux ou trois photos par ci-par là et quelques mp3 de temps en temps, ok vous n’êtes pas concerné… Mais si ce sont: Toutes vos photos et vidéos de vacances depuis 6 ans, des pdf et papiers scannés importants, des emails qui contiennent des informations importantes, des travaux personnels ou professionnels très importants qui représentent des années de labeur, qu’allez-vous faire en cas de crash de votre disque dur ou en cas de virus qui détruit vos données?
Réponse: Vous n’aurez plus que vos yeux pour pleurer.
Il faut 5 ou 6 ans, parfois plus, pour se constituer un tel patrimoine et environ 1 fraction de seconde pour le voir s’envoler à tout jamais…
Alors, comment vous prémunir contre ça?
> « Avoir une copie de sauvegarde de tous mes fichiers sur un disque dur externe »:
Super! C’est déjà mieux que rien mais… Qu’allez-vous faire si vous vous faîtes cambrioler? En cas d’incendie? En cas De choc électrique? Ou si un simple virus détruit à la fois les données de votre ordinateur et ceux de votre disque dur externe?
Aller on recommence:
> « Avoir 2 copies de sauvegarde de mes fichiers sur 2 disques durs externes dont 1 qui n’est pas chez moi, chez un de mes parents par exemple »:
Vous éliminez déjà beaucoup les risques… Mais ce n’est pas le super confort. Car vous devrez sans cesse récupérer le disque dur qui est bien à l’abri chez votre grand-mère pour mettre la sauvegarde à jour et comme il vous arrive de ne pas la voir pendant 3 mois, ça va poser problème 
Voici l’idéal:
> Avoir une copie de sauvegarde sur 1 disque dur externe qui est chez vous + une sauvegarde externalisée sur un serveur distant. Comme ça, vous ne courez plus aucun risque. Il existe des tas de services en ligne et les offres se multiplient! Seulement, il faut bien savoir ou vous mettez les pieds. Il vous faut le meilleur qui soit pour cela et je vous ai fait une petite sélection. Je peux vous dire qu’avec un de ces services, vous pouvez être tranquille. Les backups de vos données se font automatiquement sans que vous vous en souciez. Même si vous vous connectez dans un café en wi-fi avec votre ordinateur portable, ça fonctionne… Pas besoin d’emporter de disque externe.
Humyo (en français): parfait pour l’archivage, le stockage, les échanges de fichiers et le travail entre collaborateurs.
Mozy (en anglais): sans doute le meilleur service au monde pour effectuer des sauvegardes et programmer des backups de vos machines. Pas de limite de conservation: vous pouvez remonter dans le temps pour retrouver une ancienne version d’un fichier. Il existe une version gratuite de 2 gigas de stockage pour les particuliers, une version payante illimitée en stockage (vous payerez une misère par rapport au service rendu) et une version pour les pro (Mozypro) avec des possibilités étendues. Possibilité de restaurer ses fichiers en cas de problème à la date choisie par téléchargement ou de commander un DVD si les données sont trop importantes.
Securitoo (en français): excellent service très professionnel et sécurisant. Vous programmez jusqu’à une fois par jour la sauvegarde automatique et conservez même les fichiers supprimés de votre ordinateur jusqu’à 1 an! Ensuite le nettoyage est automatique.
E-coffrefort: certainement le meilleur service français en matière de conservation de documents, sans limitation de stockage ni de durée, avec certification de dépôt. Ce n’est pas à proprement dit un système de backup traditionnel, mais un Coffre-fort virtuel qui vous propose de stocker à vie tous vos documents . Avec ce système, vous ne vous servirez plus jamais d’une photocopieuse… Vous envoyez via le web vos documents numériques et pouvez même grâce à un petit soft unique, scanner et envoyer vos documents directement dans votre coffre en ligne. Ensuite, ce sera un jeu d’enfant de rapatrier vos documents en cas de besoin ou de les envoyer par email peu importe où vous serez, pourvu que vous ayez à disposition une connexion internet. Je vous offre en plus un code de parrainage pour 3 mois gratuits! Il suffit de cliquer ici et de donner ce code: SUCCES1022F au moment où il vous sera demandé.
Il existe évidemment bien d’autres sociétés qui vous proposeront des offres similaires… Il suffit de chercher sur Google.
« Oui mais on ne sait pas ou les fichiers finissent, je n’ai pas envie d’envoyer ma vie privée sur des disques durs à l’autre bout du pays ou du monde sans savoir réellement où ils vont ».
C’est l’éternel problème, récurrent avec Internet… De mon point de vue, Facebook est plus dangereux! Une mauvaise utilisation et hop! Vous serez vite catalogué par vos proches et vos employeurs et laisserez des traces publiques, parfois indélébiles un peu partout sur la toile.
J’ai choisi des sites sérieux, reconnus et primés à plusieurs reprises. Ces sociétés, avec des centaines de milliers de comptes clients à leur actif, ont certainement autre chose à faire que d’aller faire du pillage ou du flicage (à part peut-être si vous êtes un dangereux criminel et que vous êtes recherché par Interpol 
). Si vous n’êtes pas rassuré, sachez que dans ce cas, le problème est exactement le même avec les emails: de la même façon, ils sont stockés quelque part sur des serveurs distants… De quoi polémiquer longtemps sur le sujet .