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C’est la question que je me posais ces derniers jours. Certes, la technologie nous offre de fabuleuses possibilités et les informations n’ont jamais circulé aussi vite ces dernières années que dans toute l’histoire de l’humanité. Internet est une révolution. Les courriers, les news, les vidéos, voyagent à la vitesse de la lumière. Seulement, le maîtrisons-nous ?

Il semble que la réponse soit non…

Une véritable frénésie s’est emparé de nous depuis plusieurs années. Nous sommes obsédés et fascinés (pour un grand nombre) par notre boîte email et nous revenons 10-15 fois dans la journée la consulter, comme pour combler un vide.

Les Smartphones, les mini PC, l’Ipad et autres bijoux technologiques de pointe nous permettent de ne plus nous séparer de nos contacts. Nous pouvons être avertis (en mode push) sur les Blackberry de l’arrivée du dernier email, comme si notre vie en dépendait… Certains cadres emmènent avec eux leur Iphone sur la plage même lorsqu’ils sont en vacances… Je ne parle même pas des réseaux sociaux qui peuvent nous accaparer des heures entières, voire toute la journée, tout cela pour quoi au final ? Tout ce temps passé est un vrai gaspillage.

Nous finissons par remplir nos journées dans le simple but de les remplir… Sans nous poser la question de savoir si cela est utile ou productif. Nous collons l’étiquette « urgente » à beaucoup de choses qui ne le sont pas réellement jusqu’à ce que quelque chose de vraiment urgent ou de grave nous arrive. A ce moment-là, comme par hasard, tout le reste paraît futile et sans importance…

L’idée n’est bien évidemment pas de s’opposer au progrès technique qui n’est ni bon ni mauvais en lui-même. Il faut bien vivre avec son temps. Seulement lorsque cela vient à empiéter sur notre liberté et la qualité de notre vie, il y a un réel problème.

Voici donc quelques conseils pour éviter de gaspiller votre temps avec les emails:

1 – N’ouvrez pas plus de 3 fois par jour votre boîte email (par exemple, matin, midi et soir).

C’est vraiment une discipline que vous devez vous imposer. Autrement, la dépendance risque de reprendre le dessus et au bout de 2 jours, vous retomberez indéniablement dans le vice. Faîtes-le par étape et progressivement en diminuant un peu chaque jour, si vous avez peur de ne pas tenir.

2 – Lorsque vous ouvrez votre messagerie, donnez-vous un temps limité pour y rester (30mn paraît raisonnable).

3 – Répondez immédiatement aux courriers que vous pouvez traiter sur le moment dès que vous les ouvrez. Cela vous évite d’y revenir plus tard.

4 – Classez ceux auxquels vous ne pouvez pas répondre sur le moment (pour diverses raisons) dans un dossier « Plus tard ». Ne le faites que si vous ne pouvez vraiment pas traiter ces courriers sur le moment, ceci pour éviter de procrastiner. Vous les traiterez lorsque vous aurez fini de trier et vider votre boîte de réception et que vous serez en mesure d’y répondre.

5 – Organisez votre messagerie en créant des règles de message. Je vous conseille Gmail qui est très puissante et gratuite. Elle vous permet de créer des filtres et des libellés hiérarchisés. Faites entrer dans ses classeurs virtuels, tous les messages qui ne sont pas urgents, comme les listes auxquelles vous êtes abonné et qui ne nécessitent aucune réponse de votre part. Programmez-les pour qu’ils passent votre boîte de réception et créez des classeurs « Par personnes » « Par thèmes » ou « Par listes ». Cela vous permettra de n’avoir dans votre boîte de réception, que les messages importants et d’éviter de vous distraire avec les autres. Vous y reviendrez plus tard à tête reposer.

6 – Archivez tous les messages que vous avez traités. Cela permet d’y voir plus clair et d’indiquer à votre cerveau rapidement ce qui reste à faire.

7 – Préférez un Webmail à une messagerie en client lourd où vous devrez vous-même rapatrier les emails en pop et les stocker sur votre ordinateur. Cela évite les transferts et réinstallations fastidieuses complètement inutiles. Gmail héberge, gère et archive pour vous tous vos messages sur les serveurs de Google. Vous bénéficiez des dernières nouveautés sans faire de mise à jour, vous pouvez accéder à votre boîte email à partir de n’importe quel ordinateur dans le monde, pas besoin de maintenance, ni de réinstaller quoi que ce soit en cas de crash de votre disque dur ou de virus.

En mettant ces conseils en application, vous gagnerez un temps précieux qui se comptera peut-être en heures à la fin de la semaine, voire de la journée !

Essayez et vous m’en donnerez des nouvelles…