Archive pour la catégorie ‘Informatique’
Est-ce la mort de la photocopie ?
Nous n’en sommes pas loin avec E-coffrefort®.
E-coffrefort® est un coffre-fort virtuel qui vous permet de numériser et d’archiver tous vos documents papier. Quelle différence cela fait-il avec un autre service de stockage en ligne ? Eh bien, là, il s’agit vraiment de protéger à vie, vos documents importants en les archivant en ligne sur des serveurs hautement sécurisés.
Quels type de documents sont à garder précieusement d’après vous ? Eh bien tous ceux dont vous ne pouvez pas vous passer comme par exemple : carte d’identité, permis de conduire, passeport, diplômes, actes de naissance, successions, contrats de mariage, contrats d’assurances, contrats de bail, photographies des biens, factures, fiches de paie, etc.
Alors vous allez me dire, à quoi ça sert ? J’ai déjà tous ces documents bien rangés quelque part chez moi. Très bien ! Mais sachez que le papier est aujourd’hui ce qu’il y a de moins fiable comme support. Outre le fait que le papier jaunit et vieillit mal, en cas de sinistre, vol, incendie ou autre, comment ferez-vous pour retrouver ces documents ?
C’est là que E-coffrefort® intervient. Il vous suffira de vous connecter sur votre compte via un navigateur internet et de rapatrier tous ces « trésors » sur votre disque dur et de les réimprimer si besoin est, partout dans le monde, à n’importe quel moment.
Il est tout à fait possible de scanner soi-même ses documents et de les graver sur un CD ou les copier sur un disque dur externe, mais là encore, est-ce la meilleure façon de se protéger ? Pas sûr… Lisez mon article à ce sujet.
E-coffrefort® offre un panel de possibilités impressionnant. La différence avec les autres systèmes de stockage en ligne est que celui-ci est entièrement adapté et dédié aux documents avec une sécurité optimale, car E-coffrefort® est un service de l’OFSAD (Office Français pour la Sécurité et l’Archivage des Documents).
L’OFSAD, tiers de confiance et membre de la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance, www.fntc.org), garantie une restitution conforme et intègre des documents en référence à la norme Afnor NF Z42-013. Il est ainsi impossible d’altérer un document déposé au coffre. Dans ce cadre, l’OFSAD assure les prestations suivantes :
- Enregistrement séquentiel avec numéro unique des documents
- Horodatage synchronisé par horloge atomique
- Calcul de l’empreinte numérique de chaque document
- Journal de traçabilité des connexions au coffre
- Journal de traçabilité des événements sur les documents
- Contrôle d’intégrité permanent par comparaison des empreintes numériques
- Scellement de l’ensemble sur supports inaltérables et visés par huissier
- Service en ligne de vérification du Certificat de conformité
Cela fait plus de 3 ans que j’utilise ce service et plus de 3 ans que je n’ai pas fait une seule photocopie.
A chaque fois que je reçois un document papier important, je l’envoie directement dans mon E-coffrefort® grâce à ScanDirect, un petit soft qui s’installe sur mon PC et qui me permet en un clic et en moins d’une minute, de scanner et d’envoyer directement mon document sur les serveurs de l’OFSAD. C’est devenu un réflexe. Plus besoin de me faire de soucis si je venais à égarer mon document.
Je vais vous raconter une histoire :
Il y a quelques années, ma compagne devait passer un concours à Paris. Lorsque nous sommes arrivés sur place, nous avons eu la très mauvaise surprise de découvrir qu’elle avait oublié sa convocation ! Par chance, mon père avait pu nous faxer le document en demandant gentiment à un commerçant de bien vouloir nous prêter son fax pour le réceptionner… Cela ne tenait qu’à un fil, car mon père aurait pu ne pas être là ce jour là, ne pas retrouver la convocation ou ne pas avoir de fax ! Lorsque nous avons sous la main un outil comme le E-coffre, nous ne pouvons plus nous laisser surprendre. Une copie de la convocation préalablement numérisée dans le E-coffre aurait pu être téléchargée en 30 secondes sur l’ordinateur de l’ami qui nous avait hébergé.
Autres gros avantages :
- On peut également installer une imprimante virtuelle qui permet de convertir en un fichier pdf tout document à imprimer pour le placer dans votre E-coffre, plutôt que de le sortir sur papier.
- On peut envoyer des documents par Fax directement dans le coffre en ligne.
- Le logiciel ProDirect permet à tous correspondants autorisés de déposer directement des documents dans votre coffre, sans qu’il n’y ait accès. Le titulaire du coffre en est informé par email et le tiers déposant en reçoit une preuve de dépôt horodatée.
- Vos documents bénéficient d’une certification et d’une valeur probante auprès de n’importe quel organisme.
Ce pour quoi E-coffrefort® n’est pas fait :
- Stocker des fichiers vidéo ou audio ou tout autre fichier qui n’est pas un document.
- Programmer des backups réguliers de vos documents : Il s’agit d’un système d’archivage.
En conclusion, E-coffrefort® est pour moi le meilleur service français en matière de conservation de documents. Le prix est tellement ridicule pour le pack solo (3,00 euros / mois) que cela ne vaut pas le coup de s’en priver. Les photocopies reviennent plus cher !
Pour finir, écoutez ceci
Lisez également ces articles:
Vous pouvez vous inscrire ici, je vous offre un code de parrainage pour 3 mois gratuits ! Il suffit de cliquer ici et de donner ce code: SUCCES1022F au moment où il vous sera demandé.
A l’heure où nous avons de plus en plus de comptes sur Internet, que nous soyons particulier ou professionnel, il devient impératif de mettre de l’ordre dans nos mots de passe.
Les mots de passe deviennent un problème lorsque nous commençons à avoir 20, 30, 40 comptes différents, voire beaucoup plus, notamment pour les professionnels. Nous pouvons aisément arriver à 200 comptes tous confondus.
Comment faire pour les gérer en toute sécurité ?
Voici plusieurs précautions à prendre :
1 – Assurez-vous qu’ils soient assez compliqués (évitez le nom de votre chien), sans cela vous courrez le risque, soit qu’on les devine, soit qu’un logiciel de cracker les trouve. Saviez-vous qu’un logiciel de ce type peut trouver votre mot de passe en moins de quelques minutes si vous prenez par exemple un simple mot du dictionnaire ? Non ce n’est pas une blague.
La solution est donc de prendre un mot + un chiffre et que le tout fasse au minimum 12 caractères. Vous réduirez fortement les chances de piratage.
2 – Vous utilisez le même mot de passe à chaque fois, partout ? C’est une énorme erreur qui peut vous coûter cher et que beaucoup de gens font. Comment savez-vous que ce mot de passe n’est pas connu de l’administrateur qui gère le site ? Il y a de forte de chance qu’il puisse y avoir accès. Dans la plupart des cas, l’administrateur sera honnête et ne s’en servira pas, mais c’est tout de même jouer à la roulette… Si vous tombez sur un administrateur mal attentionné, il n’aura aucun mal à se connecter sur votre compte paypal, par exemple…
3 – Changez les régulièrement. Une fois tous les 6 mois est une bonne moyenne, ceci pour réduire à 0 le risque que votre mot de passe se ballade quelque part, là où il ne devrait pas.
Ensuite, assurez-vous de les mettre en lieu sûr. Compter uniquement sur votre navigateur internet pour les retenir n’est pas assez sécurisé, surtout si vous partagez votre ordinateur avec d’autres personnes. Ensuite, un virus ou un pirate peut facilement les voler. Les inscrire à la main sur un carnet n’est pas non plus la meilleure façon de procéder, vous allez perdre beaucoup de temps à chaque fois pour les retrouver et vous relire et pour peu que vous écriviez mal, cela deviendra très vite ingérable.
Il existe deux logiciels spécifiquement conçus pour gérer vos mots de passe qui vous feront gagner un temps fabuleux et vous fourniront un service sécurisé et fiable. Ils ne coûtent pas très cher et vous faciliteront vraiment les choses :
- Sur PC : Roboform
- Sur Mac : 1password
Tous deux permettent de générer des mots de passe compliqués très difficile à pirater, ils se chargent de les mémoriser dans des « cartes » uniques pour chaque compte et de vous y connecter en cliquant simplement dessus. Très intéressant également, vous pouvez installer ces petits logiciels sur tous les ordinateurs que vous voudrez et synchroniser le tout grâce à GoodSync. Rassurez-vous, personne ne pourra se servir de Roboform ou de 1password sans le mot de passe maître. Le logiciel vous donne accès à vos cartes tant que vous travaillez sur votre poste jusqu’à ce qu’il ne détecte plus votre présence et se vérouille.
En plus de gérer vos mots de passe, les deux utilitaires vous permettent de mémoriser dans des notes sécurisées des informations sensibles que vous seul pourrez lire en temps voulu. Ils peuvent également enregistrer toutes vos coordonnées, numéros de cartes de crédit inclus pour remplir automatiquement tous vos formulaires d’inscription sur les sites, ce qui fera gagner un temps précieux tout en économisant vos mains.
Les spécificités de chacun qui peuvent être très utiles :
Roboform propose une version clé USB pour pouvoir se lancer partout où vous irez, sur n’importe quel PC dans le monde entier, sans laisser aucune trace de votre passage.
1password existe sur Iphone et Ipad pour pouvoir également vous donner de l’autonomie et avoir accès n’importe quand à vos mots de passe.
Une fois que vous aurez adopté l’un ou l’autre (ou les deux !), vous ne pourrez plus jamais vous en passer et vous demanderez au bout d’une semaine comment vous faisiez avant…
Je n’écris pas cet article pour faire un exposé philosophique du genre « Le progrès technique est-il une bonne ou une mauvaise chose pour l’homme? », mais je vais plutôt vous poser une question qui illustre bien la situation:
Auriez-vous aujourd’hui envie de refaire la queue à la banque pour aller faire un virement sur votre compte bancaire alors qu’en 30 secondes, vous pouvez le faire de votre canapé?
Notre vie, nos habitudes sont bouleversées par les avancées technologiques qu’on le veuille ou non et nous parlons aujourd’hui de « patrimoine numérique » pour désigner tout ce que nous mettons dans notre ordinateur plutôt que dans une armoire. Seulement voilà, je suis toujours effaré de voir dans mon proche entourage combien de personnes n’ont pas conscience du danger qu’ils courent en ne faisant pas de sauvegarde de leurs fichiers? J’ai vu des amis et des membres de ma famille perdre toutes leurs données et passer une semaine à tout réinstaller sans pouvoir récupérer un seul de leurs fichiers personnels. Tout cela est tellement virtuel et tellement miniaturisé que nous avons du mal à évaluer les risques encourus. Pourtant aujourd’hui, c’est comme si nos meubles partaient en fumée…
Si vous n’y mettez que deux ou trois photos par ci-par là et quelques mp3 de temps en temps, ok vous n’êtes pas concerné… Mais si ce sont: Toutes vos photos et vidéos de vacances depuis 6 ans, des pdf et papiers scannés importants, des emails qui contiennent des informations importantes, des travaux personnels ou professionnels très importants qui représentent des années de labeur, qu’allez-vous faire en cas de crash de votre disque dur ou en cas de virus qui détruit vos données?
Réponse: Vous n’aurez plus que vos yeux pour pleurer.
Il faut 5 ou 6 ans, parfois plus, pour se constituer un tel patrimoine et environ 1 fraction de seconde pour le voir s’envoler à tout jamais…
Alors, comment vous prémunir contre ça?
> « Avoir une copie de sauvegarde de tous mes fichiers sur un disque dur externe »:
Super! C’est déjà mieux que rien mais… Qu’allez-vous faire si vous vous faîtes cambrioler? En cas d’incendie? En cas De choc électrique? Ou si un simple virus détruit à la fois les données de votre ordinateur et ceux de votre disque dur externe?
Aller on recommence:
> « Avoir 2 copies de sauvegarde de mes fichiers sur 2 disques durs externes dont 1 qui n’est pas chez moi, chez un de mes parents par exemple »:
Vous éliminez déjà beaucoup les risques… Mais ce n’est pas le super confort. Car vous devrez sans cesse récupérer le disque dur qui est bien à l’abri chez votre grand-mère pour mettre la sauvegarde à jour et comme il vous arrive de ne pas la voir pendant 3 mois, ça va poser problème 
Voici l’idéal:
> Avoir une copie de sauvegarde sur 1 disque dur externe qui est chez vous + une sauvegarde externalisée sur un serveur distant. Comme ça, vous ne courez plus aucun risque. Il existe des tas de services en ligne et les offres se multiplient! Seulement, il faut bien savoir ou vous mettez les pieds. Il vous faut le meilleur qui soit pour cela et je vous ai fait une petite sélection. Je peux vous dire qu’avec un de ces services, vous pouvez être tranquille. Les backups de vos données se font automatiquement sans que vous vous en souciez. Même si vous vous connectez dans un café en wi-fi avec votre ordinateur portable, ça fonctionne… Pas besoin d’emporter de disque externe.
Humyo (en français): parfait pour l’archivage, le stockage, les échanges de fichiers et le travail entre collaborateurs.
Mozy (en anglais): sans doute le meilleur service au monde pour effectuer des sauvegardes et programmer des backups de vos machines. Pas de limite de conservation: vous pouvez remonter dans le temps pour retrouver une ancienne version d’un fichier. Il existe une version gratuite de 2 gigas de stockage pour les particuliers, une version payante illimitée en stockage (vous payerez une misère par rapport au service rendu) et une version pour les pro (Mozypro) avec des possibilités étendues. Possibilité de restaurer ses fichiers en cas de problème à la date choisie par téléchargement ou de commander un DVD si les données sont trop importantes.
Securitoo (en français): excellent service très professionnel et sécurisant. Vous programmez jusqu’à une fois par jour la sauvegarde automatique et conservez même les fichiers supprimés de votre ordinateur jusqu’à 1 an! Ensuite le nettoyage est automatique.
E-coffrefort: certainement le meilleur service français en matière de conservation de documents, sans limitation de stockage ni de durée, avec certification de dépôt. Ce n’est pas à proprement dit un système de backup traditionnel, mais un Coffre-fort virtuel qui vous propose de stocker à vie tous vos documents . Avec ce système, vous ne vous servirez plus jamais d’une photocopieuse… Vous envoyez via le web vos documents numériques et pouvez même grâce à un petit soft unique, scanner et envoyer vos documents directement dans votre coffre en ligne. Ensuite, ce sera un jeu d’enfant de rapatrier vos documents en cas de besoin ou de les envoyer par email peu importe où vous serez, pourvu que vous ayez à disposition une connexion internet. Je vous offre en plus un code de parrainage pour 3 mois gratuits! Il suffit de cliquer ici et de donner ce code: SUCCES1022F au moment où il vous sera demandé.
Il existe évidemment bien d’autres sociétés qui vous proposeront des offres similaires… Il suffit de chercher sur Google.
« Oui mais on ne sait pas ou les fichiers finissent, je n’ai pas envie d’envoyer ma vie privée sur des disques durs à l’autre bout du pays ou du monde sans savoir réellement où ils vont ».
C’est l’éternel problème, récurrent avec Internet… De mon point de vue, Facebook est plus dangereux! Une mauvaise utilisation et hop! Vous serez vite catalogué par vos proches et vos employeurs et laisserez des traces publiques, parfois indélébiles un peu partout sur la toile.
J’ai choisi des sites sérieux, reconnus et primés à plusieurs reprises. Ces sociétés, avec des centaines de milliers de comptes clients à leur actif, ont certainement autre chose à faire que d’aller faire du pillage ou du flicage (à part peut-être si vous êtes un dangereux criminel et que vous êtes recherché par Interpol 
). Si vous n’êtes pas rassuré, sachez que dans ce cas, le problème est exactement le même avec les emails: de la même façon, ils sont stockés quelque part sur des serveurs distants… De quoi polémiquer longtemps sur le sujet .
Je ne sais pas si vous avez été vous aussi victime du virus Gumblar, mais il a réussi à mettre tous nos sites en carafe la semaine dernière. Je sais que certains infopreneurs sont encore en train de se battre avec. Je n’ai malheureusement trouvé que la solution sûre et radicale pour le détruire: le formatage, car la plupart des antivirus ne le détectent pas.
Après cet épisode qui nous fait réaliser tout d’un coup que nous sommes des êtres fragiles et qu’il ne faut jamais relâcher sa vigilance, j’ai eu soudain un profond ras le bol du « Suprême Windows ». Cette fois je me suis dit: « OK, s’en est trop: je passe définitivement sur Mac »…
Le dernier hic qui m’empêchait de faire le pas vient de disparaître. En effet, tous mes logiciels ne sont pas compatibles sous Mac mais j’ai trouvé un nom à mon problème: VMware Fusion. Ce logiciel vraiment extraordinaire vous permet d’installer Windows sur votre Mac en tant que machine virtuelle. On le gère comme une application… Ce qui permet de pouvoir installer sur son Mac, des logiciels qui tournent sous Windows XP ou Vista…
En téléchargeant la version d’essai, j’attendais le « mais », la faille qui en fin de compte allait me faire préférer mon bon vieux PC à ce Windows virtualisé, mais à ma grande surprise, je n’en ai pas trouvé! Je connaissais d’autres softs comme Parallel Desktop ou Bootcamp mais je n’ai pas osé essayer jusqu’à présent rien qu’à l’idée de devoir me lancer encore dans des installations sans fin. Seulement là, rien que la vidéo de démonstration m’a convaincu…
Désormais, j’ai 2 machines en une seule et je dois dire que c’est un des meilleurs choix que j’ai fait depuis ces 2 dernières années. Windows se sert de tous les drivers du Mac et partage ses périphériques, pas besoin d’installer quoi que ce soit pour qu’il tourne. Il suffit d’avoir une licence XP ou Vista et en 30mn maxi, c’est parti!
Si jamais vous hésitiez entre un PC et un Mac, ce pourrait être certainement à cause du prix? Un Mac il est vrai, est toujours plus cher à l’achat mais si on fait le calcul au bout de quelques mois, on se rend compte que ce n’est pas vraiment vrai… Car d’une part tous les logiciels dont vous avez besoin sont déjà dans la machine, contrairement à un PC. Le Mac n’a pas besoin d’antivirus, contrairement à un PC et un Mac ne plante presque jamais et pose beaucoup moins de soucis en général, contrairement à un PC. Si nous avions travaillé dès le départ avec, nous n’aurions certainement pas eu autant de problème avec ce satané virus…
Non, je ne touche pas de Royalties sur les ventes de Mac . Je donne juste mon avis. Si vous comptiez vous acheter une nouvelle machine, pesez bien le pour et le contre avant d’en faire l’acquisition, car la virtualisation semble avoir un avenir très prometteur!
Bon, il ne vous reste plus qu’à l’essayer… Vous m’en direz des nouvelles. Et si jamais vous comptiez l’acheter, je vous offre un coupon de réduction de 25% . Il suffit de me le demander à cette adresse: fabrice@operation-succes.com
Ah oui et puis une dernière précision: le logiciel est dispo en version française…