Archive pour la catégorie ‘Gestion du temps et organisation’

C’est la question que je me posais ces derniers jours. Certes, la technologie nous offre de fabuleuses possibilités et les informations n’ont jamais circulé aussi vite ces dernières années que dans toute l’histoire de l’humanité. Internet est une révolution. Les courriers, les news, les vidéos, voyagent à la vitesse de la lumière. Seulement, le maîtrisons-nous ?

Il semble que la réponse soit non…

Une véritable frénésie s’est emparé de nous depuis plusieurs années. Nous sommes obsédés et fascinés (pour un grand nombre) par notre boîte email et nous revenons 10-15 fois dans la journée la consulter, comme pour combler un vide.

Les Smartphones, les mini PC, l’Ipad et autres bijoux technologiques de pointe nous permettent de ne plus nous séparer de nos contacts. Nous pouvons être avertis (en mode push) sur les Blackberry de l’arrivée du dernier email, comme si notre vie en dépendait… Certains cadres emmènent avec eux leur Iphone sur la plage même lorsqu’ils sont en vacances… Je ne parle même pas des réseaux sociaux qui peuvent nous accaparer des heures entières, voire toute la journée, tout cela pour quoi au final ? Tout ce temps passé est un vrai gaspillage.

Nous finissons par remplir nos journées dans le simple but de les remplir… Sans nous poser la question de savoir si cela est utile ou productif. Nous collons l’étiquette « urgente » à beaucoup de choses qui ne le sont pas réellement jusqu’à ce que quelque chose de vraiment urgent ou de grave nous arrive. A ce moment-là, comme par hasard, tout le reste paraît futile et sans importance…

L’idée n’est bien évidemment pas de s’opposer au progrès technique qui n’est ni bon ni mauvais en lui-même. Il faut bien vivre avec son temps. Seulement lorsque cela vient à empiéter sur notre liberté et la qualité de notre vie, il y a un réel problème.

Voici donc quelques conseils pour éviter de gaspiller votre temps avec les emails:

1 – N’ouvrez pas plus de 3 fois par jour votre boîte email (par exemple, matin, midi et soir).

C’est vraiment une discipline que vous devez vous imposer. Autrement, la dépendance risque de reprendre le dessus et au bout de 2 jours, vous retomberez indéniablement dans le vice. Faîtes-le par étape et progressivement en diminuant un peu chaque jour, si vous avez peur de ne pas tenir.

2 – Lorsque vous ouvrez votre messagerie, donnez-vous un temps limité pour y rester (30mn paraît raisonnable).

3 – Répondez immédiatement aux courriers que vous pouvez traiter sur le moment dès que vous les ouvrez. Cela vous évite d’y revenir plus tard.

4 – Classez ceux auxquels vous ne pouvez pas répondre sur le moment (pour diverses raisons) dans un dossier « Plus tard ». Ne le faites que si vous ne pouvez vraiment pas traiter ces courriers sur le moment, ceci pour éviter de procrastiner. Vous les traiterez lorsque vous aurez fini de trier et vider votre boîte de réception et que vous serez en mesure d’y répondre.

5 – Organisez votre messagerie en créant des règles de message. Je vous conseille Gmail qui est très puissante et gratuite. Elle vous permet de créer des filtres et des libellés hiérarchisés. Faites entrer dans ses classeurs virtuels, tous les messages qui ne sont pas urgents, comme les listes auxquelles vous êtes abonné et qui ne nécessitent aucune réponse de votre part. Programmez-les pour qu’ils passent votre boîte de réception et créez des classeurs « Par personnes » « Par thèmes » ou « Par listes ». Cela vous permettra de n’avoir dans votre boîte de réception, que les messages importants et d’éviter de vous distraire avec les autres. Vous y reviendrez plus tard à tête reposer.

6 – Archivez tous les messages que vous avez traités. Cela permet d’y voir plus clair et d’indiquer à votre cerveau rapidement ce qui reste à faire.

7 – Préférez un Webmail à une messagerie en client lourd où vous devrez vous-même rapatrier les emails en pop et les stocker sur votre ordinateur. Cela évite les transferts et réinstallations fastidieuses complètement inutiles. Gmail héberge, gère et archive pour vous tous vos messages sur les serveurs de Google. Vous bénéficiez des dernières nouveautés sans faire de mise à jour, vous pouvez accéder à votre boîte email à partir de n’importe quel ordinateur dans le monde, pas besoin de maintenance, ni de réinstaller quoi que ce soit en cas de crash de votre disque dur ou de virus.

En mettant ces conseils en application, vous gagnerez un temps précieux qui se comptera peut-être en heures à la fin de la semaine, voire de la journée !

Essayez et vous m’en donnerez des nouvelles…

Les exercices en gestion du temps sont un bon moyen pour vous donner les bonnes habitudes et la pratique au quotidien d’une bonne gestion du temps. Je parle bien de pratique, car comme pour toute compétence que vous découvrez, la pratique est nécessaire pour son apprentissage.

Ces exercices vous apportent la pratique régulière nécessaire pour qu’une bonne gestion du temps fasse partie intégrante de votre vie de tous les jours. La gestion du temps est une compétence et de la même façon dont vous pourriez vous entrainer physiquement ou entrainer votre cerveau à apprendre quelque chose de nouveau il est important de vous entrainer à une bonne gestion du temps.

Vous pouvez améliorer vos compétences en gestion du temps par la pratique de certains exercices qui renforcent les principes de base d’une bonne gestion du temps. Cela vous donnera de nouvelles habitudes qui amélioreront considérablement votre qualité de vie. Vous sentirez que vous avez une plus grande conscience du temps qui passe, que vous prenez de meilleures décisions quant à l’utilisation de votre temps et que vous êtes plus productif.

Alors quel genre d’exercices peuvent vous aider sur la gestion du temps ? En voici quelques exemples :

• Apprenez à développer votre force de volonté – Il ne suffit pas de dire qu’il faut utiliser votre force de volonté, vous devez aussi apprendre les façons de développer cette force pour pouvoir rester à la tâche et améliorer votre gestion du temps.

• Évitez la procrastination – La procrastination est un vrai tueur de temps. Lorsque vous remettez sans cesse les choses à plus tard, vous utilisez inutilement du temps et de l’énergie en pensant à une tâche qui cependant ne sera jamais accomplie. Il existe des exercices qui peuvent vous aider à éviter la procrastination.

• Apprendre à faire quelque chose d’important immédiatement, que vous en ayez envie ou pas.

• Apprendre à reporter une tâche que vous préfèreriez faire maintenant.

• Faire quelque chose que vous n’aimez pas tel que faire la vaisselle ou nettoyer la salle de bain.

Voici le genre d’exercices qui vous aidera à devenir discipliné au quotidien. Cela vous aidera à respecter un calendrier, à savoir quoi faire, que vous le vouliez ou non, et à éviter la procrastination.

Ces exercices peuvent vous aider à éviter de perdre du temps à faire des choses qui vous font envie ou qui vous plaisent en laissant les choses réellement importantes pour votre productivité.

La plupart des gens sont étonnés de voir combien de temps elles gaspillent chaque jour et combien elles en passent à faire des choses sans réelle importance. Un exercice le prouve et consiste à vous faire faire intentionnellement quelque chose d’inutile, comme compter un sac de haricots. Cela vous montre tout le temps que vous avez passé à faire quelque chose qui au final ne produit rien.

Vous pouvez alors découvrir l’enseignement de ces exercices et l’appliquer dans votre vie de tous les jours. Voyez-vous comment vous pouvez apporter des changements pour améliorer votre productivité ?

Vous pourrez alors repérer ces choses inutiles et les rayer de votre quotidien pour pouvoir consacrer plus de temps aux choses importantes qui créent un résultat.

Le temps et son paradoxe

Lorsque on est entrepreneur (et même lorsqu’on ne l’est pas ) il faut être organisé! C’est impératif, sinon on devient très vite improductif. Et vous allez peut-être trouver ça bizarre comme idée, mais avoir trop de temps peut devenir un handicap. Oui! Manquer de temps nous rend souvent plus efficace car cela nous force à gérer les priorités et à éliminer ce qui n’est pas d’utilité première. Au contraire, sous prétexte « qu’on a du temps » on peut se perdre dans toutes sortes de tâches à accomplir et finir par s’éloigner de son objectif premier.

Les Mind Maps peuvent s’avérer être très puissantes pour réaliser des objectifs. Mais j’aimerai aussi vous parler de ce qui peut les accompagner: Les Todolists. Comme le mot l’indique en anglais, il s’agit de listes de choses à faire que vous pouvez gérer sur une feuille, un carnet, mais aussi sur les assistants personnels tel que les Palms. On appelle cela la méthode GTD (Get Things Done en anglais).

Pour ma part, j’utilise un Palm pour gérer mes contacts, mes rendez-vous et mes tâches à effectuer. Si vous ne connaissez pas trop bien le fonctionnement, il se synchronise directement avec votre ordinateur, via un logiciel. Que vous ajoutiez ou modifiez les données sur votre agenda électronique ou sur votre ordinateur, les deux se mettent à jour par synchronisation en miroir. D’où l’intérêt d’avoir de tels gadgets…

Entre Palm, Iphone, MobileMe, Outlook, mon coeur balance…

Je vous dirai honnêtement, que j’ai failli craquer plusieurs fois pour un Iphone et sa version Internet MobileMe. Seulement, il ne gère pas les tâches! C’est une énorme lacune qu’Apple ne semble pas vouloir combler. Quant à Outlook, la messagerie professionnelle workflow de Microsoft, c’est une usine à gaz… Bien pensée pour le travail en équipe et en entreprise mais peu ergonomique et trop lourde pour l’utilisateur en solo. Après avoir tout essayé, je me suis donc rabattu vers Gmail comme messagerie professionnelle et vers mon Palm et son logiciel Desktop pour l’organisation, pas très joli en apparence, mais oh combien efficace et simple!

En conclusion, les Palms restent des outils très professionnels qu’Apple n’a pas encore réussi à détrôner avec son Iphone, bijou technologique mais encore trop gadget à mon goût… Je ne ferai pas le choix à votre place, ce n’est que mon avis. Certains préfèreront peut-être l’Iphone pour ses nombreuses autres possibilités, je ne discute pas, simplement, je mets en garde contre la « gadgetisation » qui n’est pas toujours synonyme d’efficacité et qui a tendance à nous éloigner de nos priorités.

A vous de choisir…

Vous ne pourrez plus vous en passer !

Comme moi, vous savez sûrement comme il est difficile de « rassembler » ses pensées?! Le mental étant une machine presque indomptable, il est temps de remettre de l’ordre là-dedans…

Egalement appelées cartes heuristiques, cartes mentales ou encore topogramme, les Mind Maps sont un outil de gestion des idées qui permettent de mettre sur le papier notre schéma de pensée.

On peut faire une représentation générale de notre vie, puis zoomer sur n’importe quelle partie de celle-ci… Que ce soit pour atteindre vos objectifs personnels, gérer la vie de vos enfants, faire une liste de courses, élaborer des projets professionnels, cette méthode simple et puissante vous permettra d’avoir en tête une image claire de ce que vous voulez réaliser.

Exemple ici:

Jusqu’à maintenant, j’utilisais un palm (assistant personnel) pour m’organiser. C’est très bien pour ne rien oublier, pour prendre les rendez-vous etc… Mais avec l’expérience, je me suis rendu compte que cela avait tout de même ses limites. Au lieu de se retrouver avec des listes de tâches confuses qui n’en finissent pas, nous avons cette fois sous les yeux une arborescence qui reproduit la façon dont notre cerveau travaille. Ces cartes valorisent nos idées, stimulent notre imagination, libèrent notre créativité et articulent toute notre vie. Vous pouvez les illustrer, les détailler etc… Sans aucune limite et vous pouvez en faire autant que vous voulez.

Si vous savez gribouiller, vous saurez faire une Mind Map!

Je suis toujours à l’affut d’outils efficaces pour m’aider à « me structurer » car être entrepreneur demande de la rigueur et de la discipline, et là je dois dire que j’ai enfin trouvé! J’utilise le Mind Mapping à toutes les sauces pour mettre mes projets sur pied et ça marche vraiment très bien.

Bonne nouvelle: C’est facile et ça ne vous coûtera rien: les seuls instruments nécessaires sont une grande feuille et un crayon ou un logiciel gratuit comme Freemind que vous pouvez télécharger ici.

Ensuite, si vous désirez approfondir, j’ai quelque chose ici qui devrait vous intéresser: